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この記事では、ルートインホテルズのキャンセルの仕組みについて解説していきます。
出張や旅行の予定は、仕事の都合や交通事情、体調などの影響で変わることがあります。
その際、必要となってくるのが宿泊施設のキャンセル手続きです。
このあとの章から、ルートインホテルズのキャンセルポリシーやケース別の手続きの流れについて整理していきます。
キャンセル手続きにおける確認すべきポイントが分かることで、負担を避けながら納得できる対応が取りやすくなるでしょう。
ルートインホテルズのキャンセルの仕組みは主に4つに分類されます
ルートインホテルズのキャンセルで押さえるべき結論は、キャンセルポリシーは「標準の目安」はあるものの、最終的には予約したプラン・予約経路・宿泊日程(通常期か催事期間か)で決まるという点です。
通常期の標準的なキャンセルの目安としては
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以上の4つに分かれます。
ルートインホテルズのキャンセルポリシーは明記されていません
ルートインホテルズの宿泊約款には、キャンセルに関する項目はありますが、「キャンセルポリシー」という名称では明記されていません。
こちらの宿泊約款に書かれているキャンセルに関する項目には、ルートインホテルズ全体の一般的なキャンセルの基準が書かれています。
それとは別に、イベントなどが行われる近隣のホテルルートインや、ルートインホテルズ公式サイトではない予約サイト(楽天トラベル・じゃらん等)は、それぞれ独自のキャンセルポリシーを持っています。
(こちらには「キャンセルポリシー」と明記してあります)
そのため、ルートインホテルズのキャンセルに関しては、店舗によって規約が異なるという少々混乱する部分があります。
この混乱する部分を次の章から順番に、キャンセル料の基準や実際のキャンセルの事例に分けて整理していきますので、参考にしてみてください。
ルートインホテルズのキャンセル料の4つの基準
ここでは、ルートインホテルズのキャンセル料について、キャンセルポリシーに基づいた4つの基準を説明していきます。
なお、キャンセル料については以下の記事でもまとめてあるので、参考にしてください。
>>ルートインホテルズのキャンセル料
>>ルートインホテルズのキャンセル料はいつから発生？
基準①：個人から小グループ(14名以下)は2～3日前から
ルートインホテルズの公式の案内では、個人から小グループ(14名以下)の場合、通常期の標準的なキャンセル料は以下の通りです。
- 2日前～3日前：宿泊料金の20％
- 前日：宿泊料金の50％
- 当日：宿泊料金の80％
- 連絡なしの不泊(ノーショー)：宿泊料金の100％
インターネット上では「前日からキャンセル料がかかる」といった表現も見られます。
しかし、公式の目安では2～3日前から20％が発生すると示されているため、直前のキャンセルほど費用負担が大きくなりやすいと考えられます。
基準②：15名以上の団体は4～9日前から
団体予約(15名以上)は、ホテル側の在庫調整や受け入れ準備の性質上、早い段階からキャンセル料が発生する設定になっています。
通常期の目安としては、次のように整理されます。
- 4日前～9日前：宿泊料金の10％
- 2日前～3日前：宿泊料金の20％
- 前日：宿泊料金の50％
- 当日：宿泊料金の80％
- 連絡なしの不泊(ノーショー)：宿泊料金の100％
このため、団体幹事は早めの参加人数確定が重要になります。
基準③：催事期間・繁忙期は別ルール
ルートインホテルズは、イベント開催や連休などの「催事期間」において、通常期と異なるキャンセル料を設定する場合があります。
具体的なキャンセル料やキャンセル料が発生する日程は、ホテルまたは宿泊プランのページに示されるとされているため、自分が宿泊するホテルの公式ページを確認することが重要です。
次に該当する場合は注意が必要です。
- 花火大会、祭り、コンサート、スポーツ大会などが近隣で予定されている場合
- 年末年始、ゴールデンウィークなどの大型連休にかかる場合
- 地域の大きな展示会や学会がある場合
つまり、同じ「ルートインホテルズ」でも、宿泊日が違うだけでキャンセルポリシーが変わりますので、催事期間の宿泊をキャンセルする場合には、必ず宿泊ホテルの公式ページを確認してください。
基準④：予約経路(公式サイトか予約サイト経由か)
ルートインホテルズのキャンセルをややこしく感じさせる原因の一つが、予約経路による違いです。
同じホテルでも、公式サイトと各予約サイトでは、プラン設計や支払方法が異なり、キャンセル条件が変わる場合があります。
公式サイトでは、キャンセル料は宿泊約款の規定に基づき請求される旨が示されています。
また、ウェブでキャンセルできるのは各プランで定められた「変更可能期間中」に限られるとされています。
この期間を過ぎた場合などは、宿泊予定ホテルへ電話で連絡する必要があると案内されています。
予約サイト(楽天トラベル・じゃらん等)経由の場合、原則として各サイトのマイページなどからキャンセル手続きを行う形になります。
サイトによっては「前日までキャンセル無料」とされるプランが見られる一方、別のプランでは標準的な料率が適用されることもあります。
そのため、予約時のキャンセルポリシー表示と予約確認メールをセットで確認することが合理的です。
ルートインホテルズのキャンセル手続きの4つのケース
ここでは、ルートインホテルズをキャンセルする際のケースを4つに分けて、その手続きについて説明していきます。
順番に紹介していきますね。
ケース①：通常期に個人予約、2日前にキャンセルする場合
例えば、通常期に公式サイトで1名予約をしていたAさんが、出張日程の変更で宿泊日の2日前にキャンセルを検討するケースです。
この場合、標準的な目安では2～3日前のキャンセル料は20％とされています。
ポイントは、次の2点です。
- 予約したプランが「標準条件」かどうか
- ウェブの変更可能期間を過ぎていたら、ホテルへ直接電話する
結果として、同じ「2日前」でもプランによって金額が変わる可能性があるため、予約確認画面の記載が最重要になります。
ケース②：楽天トラベルで「前日まで無料」プランを予約、前日にキャンセルする場合
予約サイトでは、プランごとに「前日までキャンセル無料」などの条件が設定される場合があります。
Bさんが楽天トラベルで該当プランを選び、前日にキャンセルする場合、一般論としてはプラン表示に従い無料となる可能性があります。
ただし、注意点として次が挙げられます。
- 無料となる期限(何時までか)がプランにより異なる可能性がある
- 現地精算か事前決済かで、返金処理が変わることがある
- 複数泊予約の場合、日程の一部のみキャンセルすると条件が変わる場合がある
このため、Bさんはキャンセルをする前に、予約サイトの「キャンセル料の発生日」と「対象範囲」を読み直すと安心です。
ケース③：15名以上の団体で、人数が直前に減る場合
団体予約の幹事を務めるCさんは、参加者の急な欠席に対応しなければいけません。
通常期の目安では、団体は4～9日前に10％が発生する段階があるため、早期の調整が重要になります。
実務上は、次の対応が有効と考えられます。
- 予約時点で「人数変更の期限」をホテルまたは予約経路で確認する
- 参加者へ早めに最終回答期限を設定し、欠員が出る場合は速やかに連絡する
- 部屋割りや禁煙・喫煙などの要望も含め、変更があるほど早く調整する
団体は「一部キャンセル」や「人数変更」が起こりやすいため、キャンセルポリシーを早期に確認してトラブル防止に努めましょう。
ケース④：台風や大雪で移動が難しく、当日キャンセルする場合
自然災害など不可抗力が疑われる状況では、キャンセル料が免除されることもあります。
ただし、免除されるかどうか一律ではなく、ホテル側判断となる場合があるため、確実にキャンセル料は無料になるという考え方はしないほうがよいでしょう。
Dさんが取るべき行動は、次の通りです。
- 交通機関の運休情報や通行止めなど、客観的情報を確認する
- できるだけ早い時点でホテルへ電話し、状況を説明して相談する
- 予約サイト経由の場合は、サイトの手続き要件も並行して確認する
無断不泊は100％とされるため、到着が難しい場合でも必ずホテルに連絡を入れておくことが重要です。
ルートインホテルズのキャンセルの仕組みについてまとめ
ルートインホテルズのキャンセルポリシーは、次の順番で確認すると整理しやすいです。
- 予約したプラン画面(キャンセル料、無料期限、キャンセル不可の有無)
- 予約確認メール(予約番号、手続きの流れ、規定の確認)
- 予約経路のルール(公式サイトか、楽天・じゃらん等か)
- 宿泊日が催事期間に該当しないか(イベント、連休、地域事情)
この確認箇所を押さえておくと、わかりにくさが減り、判断が早くなると考えられます。
キャンセル料は、一般的に日程が近づくほど負担が大きくなる傾向があります。
そのため、キャンセルの可能性が出た時点で、まずは予約したプランのキャンセルポリシーを確認し、手続き可能な方法(ウェブか電話か)を整理することが大切です。
迷った場合はホテル側に直接相談することで、落ち着いて対応しやすくなるでしょう。
